
Myślenie Systemowe
Analiza i systemowe usprawnienie Firmy.
Spójrz na firmę jak na funkcjonujący mechanizm…
Zarządzanie przedsiębiorstwem powoduje powstanie swoistych mechanizmów wpływających na realizację postawionych przed nim celów. Z roku na rok mechanizmy zarządzania ewoluują. Rosną wraz ze wzrostem firmy, powstawaniem nowych działów, nowych szczebli. Tworzony jest indywidualny system zarządzania operacyjnego. Jest on sercem funkcjonowania każdej firmy. Silnikiem mogącym sprostać wyzwaniom dzisiejszych czasów. Zanalizujmy go!
Poprzez jego analizę uzyskamy odpowiedzi na poniższe pytania oraz inne zagadnienia uzgodnione z Zarządem:
- Jak poprawić efektywność funkcjonowania firmy?
- Jak wdrożyć jednolite rozwiązania systemowe w poszczególnych działach firmy?
- Jak przesunąć bieżące zarządzanie na menedżerów działów?
- Jak skupić się na ciągłym doskonaleniu i przewidywaniu zamiast ciągłego „gaszenia pożarów”?
- Co można usprawnić? Jak zapewnić wzrost?
Stan obecny – czyli „spis z natury”, „fotografia obecnych systemów zarządzania” oraz ich wstępna analiza wraz z modelowaniem docelowych rozwiązań. Poznanie oczekiwań dotyczących efektywności, skuteczności i sprawności organizacji.
Jej celem jest ustalenie rzeczywistych potrzeb operacyjnych, będących barierą rozwojową firmy.
Na początku powinny zostać stworzone mapy obszarów zarządzania. Zebrane w jedną całość obecnie stosowane praktyki w dziedzinie zarządzana w poszczególnych działach firmy.
Wspólnie z Menedżerami i pracownikami działów, dokonanie oceny możliwości usprawnień procesów zarządzania operacyjnego i systemowej możliwości generowania błędów poprzez analizę informacji, ich wykorzystywania w zarządzaniu przez cele, prowadzeniu planowania i harmonogramowania oraz wyznaczania zadań i kontroli na poszczególnych szczeblach danego obszaru.
Aby zobrazować efektywność procesów stworzona powinna być matryca procesów operacyjnych obrazująca standardowe działania operacyjne – dzięki takiemu podejściu powstanie analiza dobroci obecnego systemu zarządzania i określenie poziomu efektywności realizacji planowanych zadań.
Diagnoza powinna obejmować również elementy kontrolne wewnątrz danego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Jak wygląda standard i jakie informacje zarządcze dla kogo są wysyłane? Jakie wnioski z działań kontrolnych co powodują?
Analiza obejmować powinna również obserwację, rozmowy i fotografię czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników na różnych szczeblach.
Dzięki takiemu podejściu nastąpi poznanie przeszkód oraz identyfikacja zmian, które wykreował rynek.
„Zobaczyć w akcji …”
Następny krok to przygotowanie firmy do usprawnienia funkcjonowania systemu zarządzania procesami operacyjnymi poprzez stworzenie harmonogramu wdrożenia zmiany.
Przełożenie rozpoznania na plan działań, program pracy z Zarządem, Dyrekcją, poszczególnymi grupami .
Wybór metod i narzędzi wpływających tak na rozwiązania systemowe jak kompetencyjne.
Sporządzenie raportu: stan istniejący vs. plan i harmonogram zmiany. Po przeprowadzonej diagnozie, powinien powstać program działań, uwzględniający cele strategiczne ustalone z TOP Menedżmentem, sugestie zarówno dyrektorów poszczególnych działów, przełożonego danych grup i samych uczestników dedykowanych działań.
Zebranie i udokumentowanie procesów funkcjonujących w firmie w formie prezentującej przed Zarządem Spółki stan obecny, opisującej cele działów i poziom realizacji wyznaczonych celów.
Wypracowanie i potwierdzenie akceptacją dla nowych rozwiązań systemowych, planów aktywności, wskaźników, standardów działań czy wartości…
Wytłumaczenie roli poszczególnych elementów zarządzania procesami operacyjnymi i strategicznymi i ich wpływu na funkcjonowanie działów.
Pobudzenie pracowników i Menedżerów do zmiany w kierunku wpływania na procesy działalności operacyjnej.
Zaplanować warsztaty i szkolenia dbające o wzrost kompetencji i świadomości wśród Menedżerów oraz pracowników poszczególnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwem, a Menedżerowie będą odpowiedzialnie za prowadzenia systemów zarządzania w oparciu o elementy zarządzania procesowego w danym dziale, jak również za kontrolę nad realizacjami zadań.
Jedną z najważniejszych kwestii jest zwrócenie uwagi na wypracowanie w firmie jednolitego standardu zarządzania operacyjnego, jako elementu bezpośrednio wpływającym na zysk, ale również w postaci wygenerowanej marży przez poszczególnych pracowników, konkretne działy wraz z ich Menedżerami i elementami wpływania na kreację biznesu.
Przepływ informacji pomiędzy strukturami poziomymi, kaskadyzacja celów – wzrost świadomości roli wymiany informacji i bieżącej komunikacji pomiędzy podwładnym a przełożonym, podniesienie komfortu pracy.
Potwierdzenie kierunków działań, realizacji planów, ocenianych przez wskaźniki.
Coaching celem wzmocnienia ukształtowania oczekiwanych zachowań.